La location d’imprimante professionnelle permet d’équiper une entreprise sans immobiliser un budget important dès le départ. Ce modèle séduit les TPE, PME, associations, collectivités et structures ayant besoin d’un matériel fiable, évolutif et simple à gérer. Selon les prestataires, la formule peut inclure l’installation, les consommables, la maintenance, l’assistance technique et un coût à la page défini à l’avance.
Le marché propose aujourd’hui des solutions très différentes, de la location courte durée pour un salon ou un chantier, jusqu’au contrat de 36 à 60 mois pour un usage quotidien. Les écarts de tarifs, de services et de performances sont parfois significatifs. Mieux vaut donc comparer les offres sur des critères concrets, pas seulement sur le loyer mensuel affiché.
Pourquoi choisir la location d’imprimante professionnelle plutôt que l’achat
L’achat d’un copieur ou d’une imprimante représente un investissement immédiat qui peut peser sur la trésorerie, surtout pour une petite structure. La location permet de lisser la dépense avec un loyer mensuel fixe, parfois présenté comme sans surprise, et d’accéder à des équipements plus performants que ceux qu’une entreprise aurait achetés comptant.
Autre avantage, la formule peut être clé en main. Plusieurs acteurs du marché incluent la livraison, l’installation sur site, les toners, la maintenance et l’assistance. Chez kit-de-maintenance.fr, par exemple, la livraison est annoncée incluse partout en France, avec toners fournis à la livraison et garantie sur site 5 ans. DBS Impressions met aussi en avant l’installation, la maintenance et l’assistance incluses, sans investissement initial.
La location répond aussi à des besoins très différents :
- usage ponctuel pour un salon, une conférence, une assemblée générale ou un chantier
- usage régulier pour un bureau, une équipe administrative ou un service comptable
- montée en charge temporaire lors d’une activité saisonnière, d’un audit ou d’un lancement de produit
- renouvellement technologique pour disposer d’équipements récents, connectés et mieux sécurisés
Sur le terrain, cette souplesse fait la différence. Xerox propose par exemple des offres à la journée, à la semaine ou au mois pour des événements et besoins de courte durée, avec logistique, installation, retrait, consommables et maintenance sur site inclus.
Quels critères comparer avant de signer une offre de location d’imprimante professionnelle ?
Une offre intéressante sur le papier ne l’est pas toujours dans la durée. Le bon réflexe consiste à comparer le contrat dans son ensemble, avec le matériel, le service et les coûts d’exploitation.
Volume d’impression mensuel et coût à la page
Le premier critère reste le volume réel d’impression. Un modèle adapté à 300 pages par mois ne conviendra pas à un service qui imprime 10 000 pages. DBS Impressions indique des machines pour des volumes conseillés de 1 000 à 50 000 pages par mois, avec des vitesses de 24 à 60 pages par minute.
Le coût à la page est tout aussi important que le loyer. Sur locationimprimantes.fr, les écarts sont visibles :
- EM-C8100, 0,045 € la page couleur et 0,005 € la page noir et blanc
- EM-C800 Premium, 0,045 € la couleur et 0,0065 € le noir et blanc
- EM-C800R, 0,065 € la couleur et 0,0095 € le noir et blanc
- C550 Premium Series, 0,029 € la couleur et 0,005 € le noir et blanc
- EM-C8101 Advanced, 0,035 € la couleur et 0,005 € le noir et blanc
Un loyer faible peut donc cacher un coût d’usage plus élevé. Pour une structure qui imprime beaucoup en couleur, ce point change fortement le budget annuel.
Format, vitesse, connectivité et fonctions utiles
Le choix de la machine dépend ensuite des usages quotidiens. Certaines entreprises ont seulement besoin d’imprimer des documents bureautiques en A4. D’autres doivent scanner, copier, faxer, travailler en A3 ou envoyer des impressions depuis le WiFi ou le réseau.
Parmi les caractéristiques à comparer :
- format papier, A4, A3, voire A3+
- vitesse d’impression, de 24 à 60 ppm chez DBS Impressions
- connectivité, USB, Ethernet, WiFi, impression mobile
- recto verso automatique
- fonctions, impression seule ou multifonction avec copie, numérisation et fax
- sécurité, chiffrement, conformité RGPD, options de protection avancées
Sur ce dernier point, Konica Minolta met en avant des services Cloud intégrés, la conformité RGPD, le chiffrement des données et des solutions comme bizhub SECURE, Shield Guard et l’antivirus Bitdefender® sur certaines gammes.
Services inclus : maintenance, consommables, installation et assistance
Deux contrats au même prix peuvent avoir une valeur très différente selon les prestations incluses. Il faut vérifier noir sur blanc la présence des éléments suivants :
- livraison sur site
- installation et mise en service
- formation rapide des utilisateurs
- consommables inclus ou non
- maintenance préventive et curative
- dépannage sur site
- remplacement en cas de panne bloquante
- délais d’intervention
Kit-de-maintenance.fr insiste sur une formule avec toners inclus, garantie sur site 5 ans et livraison sous 1 à 3 jours ouvrés. Xerox va plus loin sur les événements avec présence possible de techniciens sur site pour assister les utilisateurs et intervenir immédiatement en cas de panne.
Quels types d’imprimantes peut-on louer pour une entreprise ?
Le marché ne se limite pas à quelques références standards. La location couvre des imprimantes simples, des multifonctions, des copieurs A3, des modèles jet d’encre à réservoir et des machines conçues pour des volumes plus soutenus.
Imprimante simple ou multifonction
Une imprimante simple convient quand le besoin se concentre sur l’impression. C’est souvent le cas pour un poste individuel ou un espace ayant déjà un scanner séparé. Kit-de-maintenance.fr propose par exemple une imprimante laser noir et blanc A4 Lexmark M1342 à partir de 12 € par mois HT.
Le multifonction reste toutefois le format le plus courant en entreprise. Il regroupe impression, copie, numérisation et parfois fax. Chez DBS Impressions, les offres monochromes existent en monofonction ou multifonction. Boulanger Location met aussi en avant des modèles 3-en-1 ou 4-en-1, comme l’EPSON EcoTank ET-15000 ou l’ET-16605.
Monochrome ou couleur
Le monochrome reste pertinent pour les structures qui impriment surtout des contrats, factures, bons de livraison ou dossiers internes. Le coût à la page y est plus bas et la machine peut être mieux dimensionnée pour du volume.
La couleur s’impose dès qu’il faut produire des supports commerciaux, présentations, plans, documents pédagogiques ou éléments visuels. En location, l’écart de tarif mensuel existe, mais il faut surtout regarder le coût de la copie couleur. Chez kit-de-maintenance.fr, une imprimante couleur A4 Lexmark C4342 démarre à 38 € par mois HT, tandis qu’un multifonction couleur A4 Lexmark XC2326 est affiché dès 19 € par mois HT.
A4 ou A3 selon les usages
Le format A4 couvre la majorité des besoins de bureau. Le format A3 devient utile pour les plans, tableaux détaillés, documents RH, affichages internes, supports de présentation ou brochures en interne.
Pour les besoins plus avancés, on trouve des photocopieurs et multifonctions A3 couleur. Kit-de-maintenance.fr affiche par exemple un photocopieur A3 couleur Lexmark XC9525 à partir de 73 € par mois HT. Locationimprimantes.fr propose aussi plusieurs multifonctions A3 couleur, comme l’EM-C8100 à 49,50 € par mois ou l’EM-C8101 Advanced à 59,50 € par mois.
Quel est le prix d’une location d’imprimante professionnelle ?
Le prix d’une location d’imprimante professionnelle dépend du type d’équipement, de la durée du contrat, du volume prévu et du niveau de service. On trouve des offres d’entrée de gamme sous les 15 € par mois, mais aussi des solutions A3 couleur plus complètes au-delà de 50 € ou 70 € par mois.
Loyer mensuel, apport éventuel et frais de dossier
Les loyers observés sur les offres publiques donnent un bon aperçu du marché :
| Prestataire / modèle | Type | Prix annoncé | Détail utile |
|---|---|---|---|
| kit-de-maintenance.fr Lexmark M1342 | Laser N&B A4 | Dès 12 € / mois HT | Usage bureau individuel |
| kit-de-maintenance.fr Lexmark XM1342 | Multifonction N&B A4 | Dès 17 € / mois HT | Solution complète |
| kit-de-maintenance.fr Lexmark C4342 | Couleur A4 | Dès 38 € / mois HT | Documents pro |
| kit-de-maintenance.fr Lexmark XC2326 | Multifonction couleur A4 | Dès 19 € / mois HT | PME |
| kit-de-maintenance.fr Lexmark XC9525 | Photocopieur A3 couleur | Dès 73 € / mois HT | Volumes importants |
| locationimprimantes.fr | Offres diverses | À partir de 9,50 € / mois | Copies offertes annoncées |
| Boulanger Location ET-15000 | Jet d’encre couleur A3+ | 13,99 € / mois | Apport 34,50 € |
| Boulanger Location ET-8500 | Jet d’encre couleur A4 | 16,99 € / mois | Apport 39,50 € |
| Boulanger Location ET-16605 | Jet d’encre couleur A3+ | 26,49 € / mois | Apport 66,50 € |
Certains contrats incluent des frais complémentaires. Kit-de-maintenance.fr mentionne par exemple des frais uniques de validation Grenke de 50 € HT. Chez Boulanger Location, un apport initial peut s’ajouter au loyer mensuel.
Coût par page noir et blanc ou couleur
Le coût par page détermine le vrai prix d’exploitation. Une entreprise qui imprime 5 000 pages par mois ne comparera pas les offres de la même manière qu’un cabinet qui en imprime 300.
Exemple sur des modèles affichés publiquement :
- EM-C8100, 0,005 € en noir et blanc, 0,045 € en couleur
- EM-C800 Premium, 0,0065 € en noir et blanc, 0,045 € en couleur
- C550 Premium Series, 0,005 € en noir et blanc, 0,029 € en couleur
- EM-C8101 Advanced, 0,005 € en noir et blanc, 0,035 € en couleur
Un coût couleur de 0,029 € ou 0,045 € n’a pas le même impact sur une communication interne régulière, des documents commerciaux ou des supports de formation imprimés à grande échelle.
Les frais cachés à surveiller avant de signer
Le contrat mérite une lecture attentive. Les points à vérifier sont souvent les mêmes :
- frais de dossier ou de validation
- apport initial
- dépassement du volume inclus
- consommables non couverts
- déplacement facturé pour l’intervention technique
- conditions de résiliation anticipée
- modalités de rachat ou de restitution du matériel
- indexation éventuelle du loyer
Un contrat présenté comme économique peut devenir moins intéressant si les dépassements de volume ou les interventions ne sont pas bien encadrés. À l’inverse, une offre légèrement plus chère avec maintenance et consommables inclus peut coûter moins sur trois à cinq ans.
Quelle durée de contrat choisir pour une location d’imprimante professionnelle ?
La durée dépend du rythme d’utilisation et du niveau de flexibilité attendu. Le marché propose à la fois de la location très courte et des engagements plus classiques sur plusieurs années.
Location courte durée pour un besoin ponctuel
Pour un salon, une conférence, un séminaire, une réunion, une élection, un tournage ou une mission d’audit, la location courte durée évite d’acheter du matériel pour quelques jours ou quelques semaines. Xerox communique précisément sur ce besoin avec des locations à la journée, à la semaine ou au mois, tout inclus.
Cette formule convient aussi aux activités saisonnières, aux chantiers de construction, aux opérations juridiques temporaires ou aux lancements de produits nécessitant un support d’impression sur site.
Contrat de 36 à 60 mois pour un usage régulier
Pour une entreprise qui imprime toute l’année, la formule la plus fréquente reste le contrat de moyen à long terme. DBS Impressions propose des contrats de 36 à 60 mois. Kit-de-maintenance.fr mentionne un contrat sur 5 ans, soit 60 mois, avec financement Grenke.
Cette durée permet souvent d’obtenir :
- un loyer mensuel plus accessible
- un matériel plus performant
- une maintenance intégrée sur toute la période
- un cadre budgétaire stable
En fin de contrat, certaines offres prévoient le rachat du matériel ou son remplacement par une machine plus récente.
Peut-on louer une imprimante professionnelle sans engagement long ?
Oui, mais l’offre dépend du type de machine et du prestataire. La courte durée existe surtout pour les besoins événementiels ou temporaires. Pour un usage bureautique quotidien, les contrats les plus compétitifs restent souvent ceux de 36 à 60 mois.
Lorsqu’une structure cherche plus de souplesse, il faut demander si le contrat est ajustable selon le volume, comme l’indique DBS Impressions, ou s’il existe des options d’évolution du parc en cours d’engagement.
La maintenance est-elle incluse dans une location d’imprimante professionnelle ?
Dans beaucoup d’offres, oui, mais le contenu exact de la maintenance varie fortement. C’est l’un des points les plus sensibles au moment de comparer les devis.
Ce que couvre réellement la maintenance
La maintenance peut inclure :
- le diagnostic des pannes
- la réparation sur site
- la maintenance préventive
- le remplacement de pièces d’usure
- la gestion des consommables selon la formule
- l’assistance téléphonique ou à distance
Xerox met en avant la maintenance sur site incluse, la maintenance préventive et, selon les besoins, la présence de techniciens pour garantir la continuité d’usage. Kit-de-maintenance.fr parle d’une garantie sur site 5 ans. Koesio insiste également sur la maintenance et l’entretien, avec un positionnement national et 180 agences en France.
Livraison, installation, dépannage et remplacement
Le service ne s’arrête pas à la maintenance technique. Dans une bonne offre, la chaîne complète est prévue :
- livraison, parfois partout en France
- installation sur site
- paramétrage réseau
- dépannage rapide
- remplacement si immobilisation prolongée
DBS Impressions annonce une livraison sous 24 h à 72 h. Kit-de-maintenance.fr indique une livraison sous 1 à 3 jours ouvrés. Pour un projet événementiel, Xerox prend en charge la livraison, l’installation et le retrait, ce qui réduit fortement la charge logistique côté client.
Quelle imprimante professionnelle louer selon votre besoin ?
Le bon choix dépend moins de la marque que du contexte d’usage. Une TPE, une collectivité ou un service de production documentaire n’auront pas les mêmes priorités.
Pour TPE et PME
Les TPE et PME recherchent en général un équilibre entre coût mensuel, simplicité et polyvalence. Un multifonction A4 noir et blanc ou couleur couvre souvent l’essentiel des besoins courants. Konica Minolta vise clairement ce segment avec ses gammes bizhub i-SERIES, axées sur la productivité, la connectivité et la sécurité.
Quelques profils adaptés :
- petit bureau avec faible volume, imprimante A4 simple ou multifonction
- PME administrative, multifonction A4 réseau avec scan
- activité commerciale, multifonction couleur pour présentations et supports clients
Pour associations et collectivités
Les associations et collectivités ont souvent besoin d’un matériel robuste, simple à partager et facile à budgéter. DBS Impressions cite explicitement ces publics et propose des solutions ajustables selon le volume. Pour l’impression de convocations, documents administratifs, dossiers et supports d’information, un multifonction monochrome ou couleur avec recto verso et connexion réseau reste une base solide.
Pour des usages plus temporaires, comme une assemblée générale, une élection ou une commission, la location courte durée peut être plus pertinente qu’un engagement long.
Pour bureau individuel, équipe ou gros volumes
On peut résumer les besoins les plus fréquents ainsi :
| Besoin | Type conseillé | Exemple de profil |
|---|---|---|
| Bureau individuel | Imprimante A4 N&B | Faible à moyen volume, documents internes |
| Petite équipe | Multifonction A4 couleur ou N&B | Impression, scan, copie partagés |
| Service administratif | Multifonction réseau rapide | Volume mensuel soutenu, recto verso |
| Communication ou direction | Multifonction couleur de qualité | Présentations, dossiers clients, supports visuels |
| Gros volumes | Photocopieur ou multifonction A3 | Production interne, plans, tableaux, forte cadence |
Pour des volumes élevés, la vitesse, la capacité papier, le coût par page et la réactivité du SAV comptent davantage que le loyer seul.
Comment obtenir un devis pour une location d’imprimante professionnelle ?
La demande de devis est généralement simple, mais sa qualité dépend des informations transmises au départ. Plus le besoin est précis, plus l’offre reçue sera pertinente.
Les données à préparer :
- volume mensuel estimé en noir et blanc et en couleur
- format nécessaire, A4, A3 ou A3+
- besoin d’un multifonction ou d’une imprimante simple
- durée souhaitée, courte, 36 mois, 60 mois
- niveau de service attendu, maintenance, consommables, installation
- contraintes techniques, WiFi, Ethernet, scan réseau, sécurité
Certains prestataires facilitent ce parcours. Kit-de-maintenance.fr annonce un formulaire en 2 minutes, un devis personnalisé sous 24 h, une signature électronique puis une livraison sous 1 à 3 jours ouvrés. DBS Impressions mentionne un devis gratuit et une livraison rapide. Konica Minolta propose un devis en ligne. Xerox oriente vers une proposition financière avec un numéro dédié, le 0825 357 753. DBS Impressions affiche de son côté le 05 56 02 46 75.
Un devis utile doit détailler le modèle, la durée, le loyer, le coût à la page, les volumes inclus, les frais éventuels, les délais d’intervention et les conditions de fin de contrat. C’est aussi le bon moment pour demander si le matériel pourra être remplacé ou racheté en fin d’engagement.
Une location réussie repose sur un point simple, choisir une machine adaptée au volume réel et un contrat lisible. Le meilleur tarif n’est pas forcément le plus bas, mais celui qui garde le budget stable, réduit les interruptions et couvre les vrais besoins de travail au quotidien.
